سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

---

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از سازمانهای حقوقی بوده و به تشکیلاتی گفته می‌شود که تمامی امور مربوط به ثبت اسناد رسمی، معاملات، شرکت‌ها، املاک و دارایی‌ها در آن به ثبت می‌رسند. این سازمان که وابسته به قوه قضاییه جمهوری اسلامی ایران است، وظایف و ساختار عملکردی کاملا مستقلی دارد. بخش‌های تخصصی این سازمان شامل معاونت امور اسناد و معاونت امور املاک می‌شود. بخش معاونت امور اسناد خود شامل اداره کل ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی، اداره کل اجرای اسناد رسمی و اداره کل امور اسناد و سردفتر آن می‌شود. زیر مجموعه‌های معاونت امور املاک نیز عبارتند از: اداره کل امور املاک، اداره تمرکز دفاتر املاک دولتی و طرح کاداستر.

۱ - مقدمه

---

اهمیت ثبت و مسائل مربوط به آن تا حدی است که در قرآن نیز در آیه ۲۸۲ سوره بقره به آن اشاره شده و به آیه ثبت مشهور می‌باشد. وسعت و دامنه ثبت، امروزه به مراتب بیشتر از زمان گذشته است. ثبت اسناد، ثبت شرکت‌های تجاری و غیرتجاری، ثبت اختراعات و علایم، ثبت ازدواج و طلاق هر یک به نوبه خود دارای اهمیت خاصی است. وظیفه این سازمان، ثبت حقوق مالکیت اشخاص و ویژگی آن در گستردگی، حجم فعالیت و تنوع و تخصص است، این سازمان علاوه بر ارائه خدمات به توده مردم و ارگان‌ها و سازمان‌ها در تعالی فرهنگ جامعه تاثیر بسزایی می‌گذارد که نتیجه آن تضمین امنیت اقتصادی، اجتماعی و قضایی است.

۲ - ساختار حقوقی

---

ساختار سازمان ثبت نیمه‌متمرکز و بسیاری از اختیارات توسط رئیس سازمان به مدیران تفویض گردیده است. سازمان ثبت بنا به اهمیت به تدریج در تمامی کشور گسترش پیدا کرده که در حال حاضر تعداد (۲۸) اداره کل استانی و (۲۸۲) اداره ثبت شهرستان‌ها و با تعداد (۶۷۶۷) نفر پرسنل در سطح کشور فعالیت دارد. قابل ذکر است که تعداد (۱۸۲۱) دفترخانه اسناد رسمی، (۲۱۱۰) دفتر ازدواج و (۶۲۷) دفتر طلاق به امور مربوطه مشغولند.

۳ - بخش‌های تخصصی و اهم وظایف آنها

---

بخش‌های تخصصی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور شامل معاونت امور اسناد و معاونت امور املاک می‌شود.

۳.۱ - معاونت امور اسناد

معاونت امور اسناد شامل اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی، اداره کل اجرای اسناد رسمی و اداره کل امور اسناد و سردفتر آن می‌شود.

۳.۱.۱ - اداره کل ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی

اداره کل ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی شامل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجارتی و اداره مالکیت صنعتی می‌شود.

۳.۱.۱.۱ - ثبت شرکتها و موسسات غیرتجارتی

شرکتها و موسسات غیرتجارتی با وظایف زیر هستند:
۱ ـ ثبت کلیه شرکتهای داخلی و موسسات غیرتجارتی در حوزه تهران.
۲ـ ثبت موسسات و تشکیلات غیرتجاری که در خارج از کشور به ثبت رسیده است.
۳ـ ثبت کلیه شعب یا نمایندگی شرکت‌های خارجی.
۴ـ ثبت تصمیمات مجامع عمومی و هیات مدیره در شرکت‌های تجاری و موسسات غیرتجاری و شعب شرکت‌های خارجی در مواردی که در قانون پیش‌بینی شده است.
۵ـ تعیین نام شرکت‌ها و موسسات در تهران و سایر شهرستان‌ها به منظور جلوگیری از تکرار نام شرکت‌ها در سایر نقاط کشور.
۶ـ پلمپ دفاتر تجارتی حوزه تهران
۷ـ تایید اظهارنامه کارت بازرگانی به منظور اخذ کارت بازرگانی برای اشخاص حقیقی و حقوقی.

۳.۱.۱.۲ - اداره مالکیت صنعتی

اداره مالکیت صنعتی دارای وظایف زیر است:
۱ ـ قبول یا رد اظهار نامه‌های تسلیمی علائم تجارتی و اختراعات.
۲ـ ثبت کلیه تغییرات و تجدید ثبت و اضافه کالا در علائم تجارتی.

۳.۱.۲ - اداره کل اجرای اسناد رسمی

الف: تنظیم و امضاء سند انتقال اجرائی اموال منقول و غیرمنقول پرونده‌های اجرایی در دفاتر اسناد رسمی. (اسناد رهنی ـ اسناد ذمه ـ اسناد تعهد ـ اسناد مهریه و نکاح و چک‌های بلامحل ـ قراردادهای عادی بانکها)
ب: صدور اجرائیه جهت چک‌های بلامحل مربوط به بانک‌هائی که در حوزه مناطق ثبتی بخش‌های یک الی ده ثبت تهران واقع شده‌اند.
ج: تهیه آگهی و انجام تشریفات مزایده و حراج اموال منقول و غیر منقول.
د: صدور بازداشتنامه شخص ثالث اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی.
هـ: صدور دستور منع خروج بدهکاران از کشور به اداره گذرنامه.
و: پاسخ به استعلامات دفاتر اسناد رسمی تهران و دفاتر ازدواج و طلاق در مورد فک اسناد تنظیمی که منجر به صدور اجرائیه گردیده.
ی: بررسی و پاسخگویی به مکاتبات کلیه وازرتخانه‌ها و شرکتهای دولتی، نهادهای انقلاب اسلامی و دادگاه‌های عمومی در حیطه وظایف مربوطه.

۳.۱.۳ - اداره کل امور اسناد و سردفتر آن

شامل ادارات زیر می‌باشد:

۳.۱.۳.۱ - اداره امور اسناد

۱ـ رسیدگی به استعلامات و پاسخ به سوالات در مورد ثبت کلیه عقود و معاملات و قراردادها و سایر روابط مالی افراد با یکدیگر در دفاتر اسناد رسمی و همچنین پاسخ استعلامات ادارات کل ثبت استان‌ها در مواردی که به یکی از جهات قانونی اشکال در اجرای اسناد حاصل شده باشد.
۲ـ رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به دیگر عملیات‌های نظارت در مورد پرونده‌های اجرایی و ثبتی.
۳ـ صدور دستور اجراء آراء و همچنین نظریات مشورتی شورای عالی ثبت در مورد اسناد به واحدهای ذیربط.
۴ـ مکاتبات با دادگاه‌های انقلاب در مورد اشکالات و ابهامات موجود در احکام آن دادگاه‌ها در رابطه با رفع تشابه اسمی افراد و رفع ممنوعیت آنها و صدور بخشنامه راجع به مصادره اموال و ممنوعیت معامله محکومین دادگاه‌های انقلاب و سایر مراجع ذیصلاح قضایی.
۵ـ صدور بخشنامه راجع به محجورین و ورشکستگان بر اساس احکام مراجع قضائی.

۳.۱.۳.۲ - اداره امور سردفتران

۱ـ برگزاری آزمون‌های سردفتری اسناد رسمی، ازدواج، طلاق، دفتریاری.
۲ـ صدور ابلاغ جهت متقاضیان مذکور که مراحل آزمون علمی، اختبار شفاهی و گزینش را با موفقیت پشت سر می‌گذارند.
۳ـ رسیدگی به تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران سراسر کشور.
۴ـ انجام امور پرسنلی سردفتران و دفتریاران سراسر کشور از قبیل صدور ابلاغ مرخصی، بازنشستگی، از کار افتادگی و غیره در بخش اسناد دادگاه‌های انتظامی بدوی و تجدید نظر و دادسرای انتظامی و بازرسی نسبت به تخلفات، تخلفات رسمی و ازدواج ثبت صادر میشود تا ختم عملیات ادامه دارد و شکایات به عملیات اجرائی، برای بررسی و جهت اتخاذ تصمیم مدیر ثبت گزارش می‌شود.

۳.۲ - معاونت امور املاک

زیر مجموعه‌های این معاونت به قرار زیر است.
۱ـ اداره کل امور املاک.
۲ـ اداره تمرکز دفاتر املاک دولتی.
۳ـ طراح کاداستر.

۳.۲.۱ - اداره کل

وظایف اداره کل عبارتند از:
الف ـ پاسخگویی به کلیه سوالات مربوط به املاک از ادارات کل ثبت استانها و ارائه راه حلهای مناسب در مورد مشکلات عنوان شده.
ب ـ تدوین دستورالعمل‌های مربوط به ثبت املاک و اتخاذ تدابیر لازم به منظور ایجاد هماهنگی در نحوه کار واحدهای ثبتی در سطح کشور نسبت به اجراء صحیح قوانین و مقررات و حذف مقررات پیچیده و ناسازگار جهت تسریع و تسهیل امور مربوط به ثبت املاک.
ج ـ صدور بخشنامه در مسائل مختلف امور املاک.
دـ تهیه و اصلاح قوانین و مقررات ثبتی و آئین نامه‌های اجرای آن.
هـ ـ رسیدگی به شکایات ارباب رجوع در مسائل مربوط به امور املاک در سطح کشور.
وـ پاسخ به استعلامات سازمان‌ها و ارگان‌های مختلف دولتی در مسائل امور املاک.
زـ بررسی و اتخاذ تصمیم در خصوص پرونده‌های شورای عالی ثبت.
ی ـ انجام مکاتبات لازم با وزارت امور خارجه در مورد استملاک اتباع بیگانه و کسب مجوز اشتغال و ابلاغ آن به ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی.

۳.۲.۲ - اداره تمرکز دفاتر املاک دولتی

الف ـ نگهداری جلد دوم کلیه دفاتر املاک.
ب ـ دفاتر املاک موقوفه.
ج ـ تهیه رونوشت دفاتر املاک و ارسال آن به ادارات ثبت سراسر کشور.

۳.۲.۳ - طرح کاداستر

کاداستر یک نظام، برای ثبت اطلاعات مربوط به مالکیت در یک کشور بر اساس نقشه برداری از محدوده‌ها می‌باشد. که برای هر ملک یا محدوده‌های میتوان بطور مجزا حقوقی را که بر آن جاری می‌شود ثبت نمود.

۴ - منبع

---

• سایت مرکز پژوهش‌های مجلس شورای اسلامی، قانون ثبت جمهوری اسلامی ایران.    
• سایت پژوهه، برگرفته از مقاله «سازمان ثبت اسناد و املاک کشور»، تاریخ بازیابی ۹۹/۷/۱۴.